Formation en secretariat bureautique et administratif
Chapitre : 5. Notions comptables et financières de base
Les notions comptables et financières de base constituent un socle indispensable pour comprendre et gérer les aspects économiques d'une organisation. Ce module vise à initier les apprenants aux principes fondamentaux de la comptabilité, tels que le suivi des flux financiers, la gestion des budgets et la lecture des documents comptables essentiels (bilan, compte de résultat). Il introduit également les concepts financiers de base, comme la rentabilité et la gestion des coûts, qui permettent d'évaluer la performance d'une entreprise. En maîtrisant ces notions, les participants seront mieux équipés pour contribuer à une prise de décision éclairée et à une gestion financière efficace.
I. Suivi des paiements et factures
Le suivi des paiements et factures est une activité essentielle pour assurer la santé financière et la bonne gestion des opérations d’une organisation. Il permet de s’assurer que toutes les transactions, tant entrantes que sortantes, sont effectuées dans les délais et enregistrées correctement. Une gestion rigoureuse des paiements et des factures contribue à maintenir des relations de confiance avec les partenaires commerciaux et à éviter les litiges financiers.
1. Gestion des factures
Réception et vérification :
- S’assurer que les factures reçues contiennent toutes les informations obligatoires (nom de l’entreprise, description des services, montants, TVA, etc.).
- Comparer la facture aux bons de commande ou contrats pour confirmer la conformité.
Enregistrement :
- Classer les factures par type (fournisseurs, clients) ou par date.
- Utiliser un logiciel de gestion comptable ou un tableur pour enregistrer les informations (numéro de facture, date d’émission, montant, échéance).
Archivage :
Conserver les factures au format papier ou numérique, selon les obligations légales et les pratiques internes.
2. Suivi des paiements
Planification des paiements :
- Identifier les échéances des factures pour éviter les retards.
- Mettre en place un calendrier de paiements, classé par priorité (échéances proches ou montants importants).
Réconciliation bancaire :
- Vérifier régulièrement que les paiements effectués ou reçus correspondent aux relevés bancaires.
- Repérer et corriger les éventuelles erreurs ou écarts.
Relances et recouvrements :
- Envoyer des rappels aux clients en retard de paiement, en commençant par un message courtois puis, si nécessaire, en escaladant les démarches (lettre recommandée, appel téléphonique).
- Suivre les paiements impayés pour éviter les pertes financières.
3. Outils et techniques de gestion
Logiciels comptables : Utiliser des outils comme QuickBooks, GSTOK ( https://gstok.xyz ), Sage ou Excel pour automatiser le suivi des paiements et factures.
Numérotation standardisée : Adopter un système unique pour identifier les factures (ex. : FACT2025-001).
Alertes automatisées : Configurer des rappels pour les échéances de paiement.
4. Bonnes pratiques
- Maintenir un registre détaillé des transactions financières.
- Respecter les délais de paiement pour éviter les pénalités et préserver la réputation de l’entreprise.
- Analyser périodiquement les flux financiers pour optimiser les délais de règlement et la trésorerie.
Une gestion efficace des paiements et factures permet non seulement de garantir la liquidité de l’organisation, mais aussi de renforcer sa crédibilité auprès de ses partenaires commerciaux.
AUTRES CHAPITRES DE CE COURS
1. Introduction au secrétariat
2. Communication professionnelle
3. La gestion administrative
4. Gestion des réunions et événements
6. Développement personnel et éthique
7. Outils bureautiques
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