Recrutement de 01 CHARGE LOGISTIQUE

Poste à pourvoir CHARGE LOGISTIQUE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplôme d’études supérieurs niveau BAC+3
Option du diplôme Logistique ou tout autre diplôme en rapport avec le poste
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
TERMES DE REFERENCE

CHARGE LOGISTIQUE (Ouagadougou)
MISSION
Le/la Chargé (e) Logistique – assure la gestion globale des activités Logistique en lien avec les approvisionnements de la mission. Il/elleparticipe aux discussions sur la pertinence et la cohérence des programmes logistiques, ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que basé en capitale, le/la Chargé (e) Logistique est avant tout un acteur de terrain, sur lesquels il passe ponctuellement, afin de participer à la formation et à l’encadrement des logisticiens terrain. Il/elle veille à l’application des politiques, ainsi qu’à l’utilisation des techniques, des outils et des équipements les plus appropriés.
Sous la supervision du CLM, il/la garantit le respect du cadre légal du pays, l’application du cadre administratif défini par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources

I. RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l'autorité de :
- Responsable Logistique Pays

Responsable technique de:

II. RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
- Coordination
- Logistique
- Autres départements

Relations extérieures :
- Prestataires de service

FONCTIONS
Gestion des activités Logistiques courantes :
- En lien avec le CLM, s’assurer que le flux d’informations est efficace entre les bases, le(s) coordination(s) zonale(s) et la coordination nationale ;
- Participer au suivi des activités logistiques sur les terrains ;
- Participer au suivi de la bonne adéquation des moyens et équipements, leur entretien et leur renouvellement au regard des équipements, de la gestion du parc informatique, véhicules, etc. planification, etc…
- Participer au suivi de la bonne mise en place et le contrôle de l’application des procédures Acted pour toutes les activités logistiques ;
- Participer au suivi de toutes les activités Logistiques avec le siège ;
- En lien avec le CLM, coordonner avec les autres département la mise à jour mensuelle du rapport « Emprunte Carbone ». Compiler les donner et assurer le suivi avec le siège ;
- Réceptionner et compiler le TITANIC Logistique pour partage avec le CLM après une pré-analyse des informations y reprises. ;
- Faire un point régulier avec le CLM quant à l’avancement des dossiers ;
- Rapporter automatiquement au CLM tout problème survenant dans sa gestion logistique afin de trouver des solutions.
FONCTIONS
Gestion des activités Logistiques courantes :
- En lien avec le CLM, s’assurer que le flux d’informations est efficace entre les bases, le(s) coordination(s) zonale(s) et la coordination nationale ;
- Participer au suivi des activités logistiques sur les terrains ;
- Participer au suivi de la bonne adéquation des moyens et équipements, leur entretien et leur renouvellement au regard des équipements, de la gestion du parc informatique, véhicules, etc. planification, etc…
- Participer au suivi de la bonne mise en place et le contrôle de l’application des procédures Acted pour toutes les activités logistiques ;
- Participer au suivi de toutes les activités Logistiques avec le siège ;
- En lien avec le CLM, coordonner avec les autres département la mise à jour mensuelle du rapport « Emprunte Carbone ». Compiler les donner et assurer le suivi avec le siège ;
- Réceptionner et compiler le TITANIC Logistique pour partage avec le CLM après une pré-analyse des informations y reprises. ;
- Faire un point régulier avec le CLM quant à l’avancement des dossiers ;
- Rapporter automatiquement au CLM tout problème survenant dans sa gestion logistique afin de trouver des solutions.

Supervision/Gestion des achats :

Superviser les achats/dossiers/activités gérées/traitées en capitale :
- Assurer la réalisation des Plans d’achats sur base des feuilles de Financement ;
- En lien avec le Chef de projet et le CLM, assurer la planification des achats en début de projet en garantissant la conformité des procédures ;
- Avec les Chefs de projet pour les « approvisionnements programme » ou seul pour les « activités support », rédiger les demandes de dérogation des procédures d’approvisionnement des scénarios D, E et F et les soumettre au CLM pour validation ;
- Superviser les procédures d’achats en scénarios A, B et C pour la capitale ;
- Préparer les dossiers et suivis des procédures d’achats en scénarios D, E et F pour la mission dont le « screening » des fournisseurs ;
- Planifier et superviser le montage des dossiers d’achats relatifs aux contrats-cadre de la mission ;
- Anticiper les besoins de renouvellement des contrats-cadre ;
- Sur base des prévisions et du traitement des dossiers en cours, mettre à jour mensuellement le PRO-12 et assurer en lien avec le CLM le suivi avec le siège.
- En lien avec le CLM, participer à la réalisation des « cash requests » Logistiques avant de les faire suivre à la finance.

Achats initiés et/ou réalisés et/ou traités en capitale :
- Réceptionner, vérifier rigoureusement et valider les dossiers d’achats ;
- Superviser les contrôles des qualités et quantités des marchandises en fonction des bons de commande ;
- Contrôler l’acheminement des matériels jusqu’à leur lieu de réception ;

Achats initiés par les bases régionales et validés et/ou traités en capitale :
- S’assurer de la bonne réception, et traitement des dossiers d’achats ;
- S’assurer des traitements des dossiers des bases dans un délai de 3 à 5 jours maximum ;
- Contrôler les dossiers d’achats envoyés des bases pour validation de la coordination. Les vérifier rigoureusement et les soumettre à la Coordination pour validation ;
- S’assurer qu’aucun achat ni livraison ait lieu avant validation de la coordination zonale ou nationale ;
- Communiquer aux logisticiens les améliorations à apporter dans leurs dossiers.

Gestion de la documentation - Reporting :
- Mise à jour continu de la Base de données des prestataires/Fournisseurs au niveau capitale et au niveau de la mission. En lien avec le CLM, assurer le suivi avec le siège ;
- Rassembler la documentation des achats par projet selon les procédures Acted ;
- S’assurer que chaque dossier d’achat soit complet et disponible à la Finance, au Flat, et à la Logistique. Des copies des documents seront faites à cet effet. ;
- Mise à jour du suivi des commandes Mission et transmission aux différentes bases de manière hebdomadaire ;
- Mise à jour du CFU, réaliser un point avec la Finance et transmission de manière hebdomadaire ;
- Sur base des prévisions et du traitement des dossiers en cours, mettre à jour mensuellement le PRO-12 et assurer en lien avec le CLM le suivi avec le siège.

Supervision des stocks :

Contrôle physique des stocks :
- S’assurer de la bonne tenue des magasins afin que les stocks soient : organisés, rangés et propres ;
- Selon sa disponibilité, vérifier et faire vérifier le contenu de chaque livraison avec le magasinier et le demandeur ;
- Etablir des PV de contrôle de l’état des stocks périodiquement ;
- Engager des réhabilitations, travaux, désinfection des stocks lorsque nécessaire ;
- S’assurer qu’avant toute fin d’un projet, le stock programme (et support) ait été utilisé/distribué, et est à zéro.

Gestion de la documentation :
- S’assurer du classement de la documentation des stocks par projet et selon les procédures Acted ;
- S’assurer de l’utilisation des trames Acted à jour : Bon de réception, Fiche de stock, Bon de sortie, Lettre de transport, Bon d’expédition, etc ;
- S’assurer que le magasinier mette à jour son rapport des stocks (STO-02) ponctuellement ;
- S’assurer que le magasinier réalise l’inventaire des stocks mensuellement ;
- Recevoir et vérifier le rapport de stock (STO-02) du magasinier mensuellement à l’aide de spot check ;
- Contrôler l’inventaire physique des stocks trimestriellement.

Gestion du parc Assets :
- Superviser les sorties d’inventaires des actifs motorisés (Vente, donation, etc.) en suivant les procédures ad-hoc.

Gestion physique du parc IT /Telecom :
- Contrôler les procédures de réception et expéditions des biens ou assets, validation packing list ;
- Participer à la supervision du bon fonctionnement du parc informatique et téléphonique de la Mission;
- Participer à la bonne mise à jour des logiciels essentiels sur laptop/desktop (antivirus, office, etc) ;
- Assurer la bonne allocation des équipements et moyens en fonctions des besoins des Bases et projets de la mission ;
- Recevoir les rapports de suivi des Assets (AST-05) des Logisticiens Base et participer aux vérifications à l’aide de spot check ;
- Proposer des réallocations des biens et équipements en fin de projet ;
- Réaliser les Rapport Logistique de fin de projet.

Appui au Département Administratif dans la gestion des Bâtiments et des opérateurs TELECOM
- En lien avec le département administratif, assurer le suivi des abonnements internet et téléphonique de la mission. Traiter les dossiers d’achats y relatifs ;
- Assurer que le suivi des communications (COM-02). Le pré compléter (en lien avec le suivi ORANGE, ONATEL et, le cas échéant, THURAYA) et le partager mensuellement avec le CLM pour analyse.

Participer à la Supervision de l’équipe Logistique capitale :

Management :
- Prendre connaissance des fiches de poste des Magasinier et/ou Responsable Stock, Assistant Acheteur et Assistant Log ;
- Transmettre et s’assurer de la bonne compréhension des fiches de poste ;
- Superviser les staffs sous sa Responsabilité dans l’ensemble de leurs tâches ;
- Accompagner et aider les staffs sous sa responsabilité (disponibilité, communication et écoute) ;
- Former ponctuellement les staffs sous sa Responsabilité sur les tâches de leur poste ;
- Assurer et/ou co-assurer les évaluations des staffs sous sa Responsabilité ;
- Reporter les incidents ou problèmes au sein de l’équipe à son supérieur hiérarchique.

Planification et suivi :
- Effectuer les demandes de recrutement auprès du département ressources humaines avec accord du CLM ;
- Collecter les demandes de congés et les faire valider auprès du CLM ;
- Effectuer les demandes de remplacement auprès du département ressources humaines ;
- Sous la supervision du CLM, établir chaque semaine, en lien avec l’Assistant Log (Transport), les priorités du département logistique capitale ;
- Assurer le suivi des dossiers Logistique en capitale et s’assurer continuellement du bon suivi des tâches confiées à son équipe afin d’être au niveau vis-à-vis des demandes/attentes des autres départements ;
- En cas d’absence du Chargé/Assistant Logistique (Transport) Capitale, pouvoir assurer son intérim opérationnel ;
- Participer à l’élaboration d’outils logistiques et d’outils renforcement de capacité pour les logisticiens ;
- Participer à l’élaboration des plannings de visite des bases, en fonction des priorités.

Supervision de la conformité des procédures Logistique :
Conformité des procédures d’achat :
- S’assurer du classement de la documentation des achats par projet selon les procédures Acted ;
- S’assurer que les bons de commande et dossiers d’achat en cours de traitement soient classés dans des classeurs séparés ;
- S’assurer qu’un signataire a été mis en place pour les dossiers d’achats transitant entre la Logistique, la Finance et la Coordination ;
- S’assurer que chaque dossier d’achat soit disponible à la Finance, au Flat, et à la Logistique. Des copies des documents seront faites à cet effet ;
- S’assurer que le Suivi des Commandes soit à jour, et les informations qu’il comporte soient justes ;
- S’assurer que le CFU soit pré-tenu par la Logistique et soit régulièrement transmis à la finance pour intégration de leurs paiements ;
- S’assurer que les outils / templates utilisés sont à jour, dans le respect des procédures Acted ;
- S’assurer du respect des codes de référence Acted ;
- Former chaque Logisticien sur les procédures Acted dans la thématique ACHAT.

Conformité des procédures de gestion de stock :
- S’assurer du classement de la documentation des stocks par projet et selon les procédures Acted ;
- S’assurer de l’utilisation des templates Acted à jour : Bon de réception, Fiche de stock, Bon de sortie, Lettre de transport, Bon d’expédition, etc ; - S’assurer du respect des codes de référence Acted ;
- S’assurer que le magasinier mette à jour son rapport des stocks (STO-02) ponctuellement ;
- S’assurer que le magasinier réalise l’inventaire physique des stocks mensuellement ;
- Vérifier si le rapport de stock (STO-02) coïncide avec l’inventaire physique ;
- S’assurer de la bonne organisation physique des stocks ;
- Former chaque Logisticien sur les procédures Acted dans la thématique STOCK.

Conformité des procédures de gestion du parc actifs (non motorisés) :
- Contrôler les procédures de réception et expéditions assets ;
- Contrôler la Master List des assets (AST-05) et sa mise à jour en lien avec le Chargé/Assistant Log Transport. Assurer le partage des mises à jour avec le siège et les bases ;
- S’assurer qu’un inventaire des assets soit fait trimestriellement ;
- S’assurer du bon étiquetage et enregistrement dans l’AST-05 ;
- S’assurer que la documentation des assets se trouve dans les classeurs dédiés et selon les procédures Acted ;
- Etablir un listing des assets à déclasser, et répertorier les dossiers d’achat de ces assets dans un classeur distinctif ;
- S’assurer que les outils / templates utilisés sont à jour, dans le respect des procédures Acted ;
- S’assurer du respect des codes de référence Acted ;
- Former chaque Logisticien sur les procédures Acted dans la thématique ASSETS ;
- Suivre le fichier de recommandation FLAT interne et apporter des inputs pour évolution ;
- Exécuter toute autre tâche en lien avec ses compétences demandées par le supérieur hiérarchique.

INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
- Priorisation des BDC et respect des délais de livraison ;
- Optimiser les coûts d’achats des items en maitrisant le prix du marché ;
- Bonne rédaction des dossiers d’achat en respectant les procédures logistiques ;
- Montage des dossiers d’achats tout en respectant tables d’allocations et plans d’achats ;
- Bon suivi des dossiers d’achats auprès des autres départements ;
- Archiver tous les dossiers d’achats traites dans un classeur spécifique.

COMPETENCES REQUISES:
- Diplôme d’études supérieurs niveau baccalauréat +3 en logistique ou tout autre diplôme en rapport avec le poste ;
- Expérience de deux ans dans une position similaire ;
- Expérience dans l’humanitaire ou le développement serait un atout ;
- Compétences bureautiques, en particulier Word et Excel ;
- Rigueur ;
- Sens de l’organisation ;
- Capacité à travailler indépendamment et en travail d’équipe ;
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement parfois stressant et rapide ;
- Expérience de travail dans un environnement multiculturel ;

Connaissance en informatique Word et Excel
Condition d'âge NP


Date limite de dépôt de candidatures:
Lundi, 11 septembre 2023 à 17H30

Lieu du recrutement:
Ouagadougou

Date limite de depôt des dossiers 11/07/2023
Procedure de recrutement
Procédure de recrutement:
- Présélection sur dossier;
- Test écrit;
- Entretien.

Durée du contrat CDD
Autres conditions