Recrutement de 01 ADMINSTRATEUR/TRICE BASE

Poste à pourvoir ADMINSTRATEUR/TRICE BASE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Kongoussi
Structure recruteur MEDECINS DU MONDE - FRANCE
Structure Bénéficiaire MEDECINS DU MONDE - FRANCE
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplômé en gestion
Option du diplôme Sciences économique et/ou sociale, Finances, Rh, ou autre)
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi AVIS DE RECRUTEMENT D’UN(E) ADMINSTRATEUR.TRICE BASE
Médecins du Monde-France, est une organisation non gouvernementale, humanitaire, impartiale et indépendante, portant une assistance médicale aux populations affectées par les conflits armés, la violence interne, les catastrophes naturelles, la famine, la sécheresse, la pauvreté et l’exclusion.

L’engagement de MdM au Burkina Faso s’articule autour d’une double approche : une offre de soins globale, équitable, accessible et de qualité ainsi qu’un plaidoyer politique pour faire progresser durablement l’accès aux soins, et le droit des femmes et des adolescentes à disposer de leur corps. Depuis 2010, MdM travaille sur des projets de renforcement de l’accès aux soins de santé primaire, de lutte contre la malnutrition et de Santé Sexuelle et Reproductive (SSR), avec notamment un volet de réduction de la morbi-mortalité associée aux grossesses non désirées. Ces interventions se sont renforcées en 2018 avec un projet de prise en charge du Cancer du Col de l’Utérus (CCU) dans le District Sanitaire de Baskuy à Ouagadougou. Au regard de la dégradation de la situation sécuritaire et humanitaire au niveau du pays, MdM-F a mis en place un projet de réponses d’urgences sanitaires pour répondre aux besoins des populations déplacées internes dans le District Sanitaire de Kongoussi. Cette réponse allie le développement d’une stratégie avancée d’offres de soins dans les zones de fortes concentrations de déplacées et une stratégie de renforcement des capacités des structures sanitaires existantes.

Pour soutenir la mise en œuvre de ses activités, MdM-F recherche des profils adaptés pour le recrutement d’un(e) Adminstrateur.trice Base

Nature et durée du contrat : Contrat à durée déterminée de 06 mois à compter d’octobre 2023, avec possibilité de renouvellement.

Lieu d’affectation : Kongoussi

Principales missions et responsabilités :
Il/Elle est responsable de la bonne tenue de la comptabilité de la mission et du respect des procédures comptables
• Vérification et consolidation des journaux comptables de sa base : s’assurer de l’harmonisation comptable, de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets, les bonnes lignes budgétaires, et les bons codes comptables ;
• Contrôle des pièces comptables en accord avec les procédures de MdM-F ;
• Informer le coordonnateur terrain de toute anomalie ou problème lié à la gestion de caisse (facture non conforme, codification, ...) ;
• Assurer le classement et l’archivage comptable ainsi que l’envoi de la comptabilité papier en capitale (impression des vouchers et photocopies des pièces comptables) ;
• Contrôler la comptabilité dans SAGA et corriger les erreurs éventuelles avant envoi en coordination ;
• Comptage de caisse et établissement des inventaires de caisse hebdomadaires et à la fin du mois ;
• Etablir et consolider les rapprochements bancaires ;
• Assurer le suivi des avances.

Il/Elle est responsable de la bonne gestion financière et du respect des procédures de MdM-F et des bailleurs
• S’assure de la bonne gestion des ressources financières ;
• Identifier et analyser les variations des coûts mensuels ;
• Mettre à jour mensuellement les prévisionnels des suivis budgétaires bailleurs ainsi que des suivis budgétaires projet avec les chefs de projet, le coordinateur terrain et le/la responsable administratif ;
• Détecter des éventuelles erreurs d’affectation et le respect des flexibilités bailleurs et informer la coordination si nécessaire ;
• Participe aux constructions/révisions budgétaires annuelles en lien avec la coordination ;
• Suivi de la trésorerie et du compte bancaire : Etablir avec les chefs de projet les prévisionnels de trésorerie et vérifier la cohérence des demandes, puis établir le prévisionnel des lignes admin. ;
• Supervision de l’organisation du bureau, et du respect des procédures financières (internes à MDMF et propres aux différents bailleurs) ;
• Approuve et suit les contrats (baux, assurance, location, maintenance…) ;
• S’assure du respect des procédures d’achat et de l’éligibilité des dépenses ;
• Coordonne et supervise l'action administrative des associations locales partenaires, le cas échéant

Il/Elle est responsable de la gestion des ressources humaines
• S’assure de l’accueil et suivi administratif du personnel ;
• Organise leur accueil et le briefing administratif et fait le lien avec la coordination ;
• Elaborer, mettre à jour, remplir ou imprimer les documents liés à la prise de poste avant de les soumettre pour validation à la coordination (profils de poste, contrats de travail, Règlement Intérieur, Conditions d’engagement…) ;
• Participer à l’accueil du nouveau personnel et assurer le briefing administratif avec une présentation des procédures admin, du contrat, du Règlement intérieur, etc ;
• S’assure du respect de la législation en vigueur au Burkina et du règlement MdM-F auprès du personnel national ;
• Il s'assure que les règles MdM-F et que le code du Travail soient respectés. Il interpelle la coordination en cas de manquement ou de problème ;
• Organise la procédure de recrutement sur la base et en assure la transparence et l'équité ;
• Assure le suivi et l'évaluation du personnel de l'administration et appuie le coordinateur terrain, les chefs de projet ainsi que les autres personnes impliquées dans le processus de suivi des équipes ; il participe, en lien avec la coordination, à la mise en place du processus d’évaluation des équipes ;
• Collecter, vérifier et classer les fiches de présence tous les mois : collecter et relancer les responsables d’équipe quand nécessaire puis envoyer à la coordination ;
• Donner aux responsables d’équipes les formulaires adaptés au suivi de leur personnel (fiches de congés, de récupérations…), les collecter, et les envoyer à la coordination ;
• Communication en interne liée aux ressources humaines ;
• Organiser et participer aux réunions d'information générale sur la gestion du personnel si nécessaire ;
• Être l’interlocuteur principal du personnel national de la base pour toutes les demandes d’information concernant statut, couverture sociale, paie et les descriptions de poste ;
• S’assurer que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congés, Règlement Intérieur, paiement des salaires...).

Il/Elle gère et anime l’équipe sous sa responsabilité
• Gère et suit l’équipe sous sa responsabilité directe ;
• Encadrement et évaluation des besoins en termes de développement et de support ;
• Participation aux réunions de l’équipe administrative ;
• Veille à l’évaluation des équipes administratives.

Il/elle Participe au système de reporting et de communication
• Il/elle assure la remontée régulière des informations vers le/la responsable administratif.ive ;
• Il/elle participe sur demande du coordonnateur terrain, à la rédaction du Sitrep hebdomadaire ;
• Il/elle assure les échanges d’informations techniques avec le coordinateur administratif ;
• Il/elle participe activement aux réunions internes, ateliers et formations MdM.

NB : Cette description concerne les responsabilités principales du poste. Elle ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associées au poste.

Formation / Expériences
• Diplômé en gestion, (sciences économique et/ou sociale, finances, Rh, ou autre) ;
• Expérience professionnelle en comptabilité, gestion financière, élaboration budgétaire de minimum 3 ans, idéalement acquise dans le milieu humanitaire ;
• Expérience professionnelle en gestion d’équipe et RH ;
• Expérience en tant qu’administrateur dans une ONG Internationale, de préférence dans des contextes sécuritaires difficiles ;
• Expérience en logistique, connaissance des procédures d’achat, suivi des parcs, stocks et règles sécuritaires dans le milieu professionnel des ONG et procédures bailleurs.

Qualifications
• Connaissance des logiciels de gestion financière : SAGA ou autre logiciel de gestion financière ;
• Connaissance des procédures bailleurs ECHO, AFD, AMC, DGD …;
• Esprit d’équipe, sens de la collaboration, du dialogue et de la négociation;
• Patience, sens de la diplomatie ;
• Bonne connaissance des applications informatiques (Word, Excel, Access, Power Point, Outlook…).

Connaissance en informatique Word, Excel, Access, Power Point, Outlook…
Condition d'âge NP
Composition du dossier Composition des dossiers de candidature :
- Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de Médecins du monde France au Burkina Faso ;
- Un Curriculum Vitae actualisé et détaillé, avec mention de trois (3) personnes de références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents n’ayant pas de lien de parenté avec le candidat (veuillez inclure leur adresse e-mails professionnels).

La date de clôture du présent avis de recrutement est fixée au Mercredi 13 Septembre 2023 à 23 heures 59 minutes (GMT).

IMPORTANT La suite du processus de ce recrutement et la sélection du candidat sont dépendantes de l’approbation finale du bailleur.

Médecins du Monde France se réserve cependant le droit, au vu de l’urgence du poste, de clôturer le processus avant la date limite de dépôt des candidatures, et aussi de n’en donner aucune suite.

N.B : Il s’agit d’un recrutement local. Aucun frais n’est donc payé pour la prise de poste.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Date limite de depôt des dossiers 13/09/2023
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD 06 mois renouvelable
Autres conditions