Recrutement de 01 ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) & RESSOURCES HUMAINES

Poste à pourvoir ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) & RESSOURCES HUMAINES
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Bobo-Dioulasso
Structure recruteur MEDECINS DU MONDE FRANCE
Structure Bénéficiaire MEDECINS DU MONDE FRANCE
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme en Gestion (sciences économique, finances, Rh, ou autre)
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT D’UN.E ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.TIVE & RESSOURCES HUMAINES

Médecins du Monde est une association humanitaire qui soigne les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés, de catastrophes naturelles, ceux et celles que le monde oublie peu à peu. Médecins du Monde conduit des actions partout dans le monde : à l’international, dans plus de 60 pays, mais aussi en France et dans les 14 pays du Réseau Médecins du Monde.
Depuis 2010, Médecins du Monde France est présente au Burkina Faso dans les régions du Sahel et du Centre et y a développé 6 projets, sur la santé maternelle infantile, l’assistance aux réfugiés maliens dans le DS de Djibo, la prise en charge de la malnutrition aigues sévères avec complication, la prévention de la transmission du virus Ebola et réduction de la morbidité et de la mortalité dans les pays affectés ou pouvant potentiellement être affectés par Ebola, la réduction de la morbi-mortalité liées aux grossesses non désirées.
Depuis janvier 2018, MdM met en œuvre un projet de réduction de la morbidité et de la mortalité dues au cancer du col utérin dans le district sanitaire de Baskuy à Ouagadougou.
Un autre projet « RESPECT des droits en santé sexuelle et reproductive », a été lancé en 2021 également dans le district sanitaire de Baskuy à Ouagadougou.
Depuis janvier 2020, un projet de réponse à la crise dans le centre-nord est mis en œuvre dans le District Sanitaire de Kongoussi.
En 2023, MdM ambitionne de poursuivre ses projets et de développer sa réponse dans le pays, à travers l’ouverture d’un autre projet de réponse à la crise dans la région des Hauts-Bassins
Une mission exploratoire est planifiée pour la fin de l’année 2023 dans la région du Sud-Ouest, afin d’évaluer les besoins en santé et protection des populations affectées par la crise sécuritaire et humanitaire dans cette région.
Ces projets visent un seul et même objectif : contribuer à l’amélioration de l’état de santé des populations des districts sanitaires d’intervention.

Pour soutenir la mise en œuvre de ses activités, MdM-F recherche des profils adaptés pour le recrutement D’un (01) ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.TIVE & RESSOURCES HUMAINES
Nature et durée du contrat : contrat à durée déterminée de 12 mois à compter du 1er novembre 2023
Lieu d’affectation : Bobo Dioulasso / déplacement fréquents dans les zones d’intervention
MISSION 1 : ASSURER LA TENUE DE LA CAISSE
Tâches principales :
• Responsable de la tenue quotidienne de la caisse en FCFA ;
• Effectue le règlement des factures conformément aux règles et procédures des bailleurs et de MdM ;
• S’assure de l’approvisionnement de la caisse et anticipe le besoin de trésorerie ;
• Procéder à la clôture journalière de la caisse : comptage physique et comparaison entre le comptage physique et le solde SAGA ;
• Etablir les chèques et ordre de virements pour les paiements des fournisseurs

MISSION 2 : ASSURER LA TENUE DE LA COMPTABILITE
Tâches principales :
• Vérifier la conformité des pièces comptables : avant tout paiement et toute saisie dans le logiciel comptable, s’assurer que le dossier d’achat est complet, et que toutes les signatures requises sont apposées ;
• Saisie journalière dans SAGA (toutes les banques et toutes les caisses);
• Bonne tenue comptable : s’assurer de l’harmonisation comptable (libellés comptables qui doivent être clairs, concis et significatifs), de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets, les bonnes lignes budgétaires, et les bons codes comptables et les enregistrer selon les procédures comptables MdM-F ;
• Informer la (le) responsable Admin de toute anomalie ou problème lié à la gestion de caisse (facture non conforme, codification, ...) ;
S’assurer du classement et de l’archivage comptable pour préparer l’envoi de la comptabilité papier au siège (photocopies des pièces comptables) après s’être assuré de la conformité de toutes les pièces comptables

MISSION 3 : RAPPORT MENSUEL ET SUIVI COMPTABLE
Tâches principales :
• Suivi et clôture de toutes les avances avant la fin du mois ;
• Comptage de caisse et établissement des inventaires de caisse à la fin du mois
• Etablir les états de rapprochement bancaire tous les mois ;
• Importer le fichier Excel de la comptabilité dans SAGA à la fin de chaque mois et corriger les erreurs éventuelles avant d’envoyer à la coordination.
Traiter les paiements des impôts

MISSION 4 : APPUI A LA GESTION ADMINISTRATIVE
• S’assurer du paiement des charges mensuelles (eau, électricité, internet, téléphone, …), et identifier les variations des charges le cas échéant ;
• Assurer le suivi administratif des contrats de locations/bail et d’assurance ;
• Garantir un archivage clair des documents administratifs, comptables et financiers : classement et organisation physique et électronique des dossiers qui doivent toujours être rangés, accessibles et organisés ;
• Participer à l’enregistrement administratif interne des équipes nationales et internationales auprès des autorités compétentes locales ;
• Transmettre à la coordination les demandes de renouvellement des visas des expatriés affectés sur la base pour traitement et suivi avec les services de migration ;
• S’assurer que les guest houses et résidences du personnel expatrié de la base sont bien entretenus. Faire le rapportage de tout problème de la responsabilité de Médecins du Monde France pour recherche de solution.
MISSION 5 : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Tâches principales :
Recrutement et intégration
• Gérer les recrutements des postes ouverts sur la base, dans le souci du respect de l’aspect genre et de la politique de recrutement
• Constitue le dossier administratif du nouvel employé ;
• Organise l’accueil des nouveaux employés sur la base ;
• Etablit les plannings des briefings et veille sur les programmations des briefings par les personnes concernées sur la base ;
• Suit le recrutement des travailleurs journaliers et prestataires de service (veille sur la répartition équitable des heures de travail, les règles sociales et fiscales)
• Met à jour le fichier de suivi et de planning des recrutements.
Gestion administrative des ressources humaines
• Créer, mettre à jour de façon régulière les informations personnelles des employés dans le fichier d’information RH, suivre, vérifier la validité et archiver les dossiers administratifs du personnel national de la base (dossiers individuels, dossiers de candidatures…)
• Elabore et suit les contrats de travail du personnel national de la base dans le respect des lois et normes en vigueur ;
• S’assurer de la signature des contrats, des profils de poste, et des autres documents administratifs ou internes à MdM-F (Règlement intérieur, Conditions d’engagement, Code de conduite, PSEA et autres politiques, etc) ;
• Assurer le suivi des dates de fin de contrat de travail du personnel de la base ;
• Recevoir, vérifier la validation, et classer les demandes d’absence et de congés ;
• Mettre à jour de façon régulière le tableau de suivi des présences ;
• Est chargé.e du suivi de la réalisation des évaluations du personnel de la base et accompagne la mise en œuvre des processus d’évaluation (période d’essai, évaluation à mi-parcours ou évaluation annuelle) ;
• Préparer les dossiers d’immatriculation à la CNSS des nouveaux arrivants et veille au retrait du personnel de la base en cas de rupture du contrat de travail ;
• S’assurer que tous les salariés de sa base sont incorporés et retirés dans les délais de l’assurance maladie, et disposent des pièces justificatives de la composition de leur famille pour l’assurance maladie ;
• Entretenir le lien entre les délégués du personnel et l’administration de la base.
Gestion de la paie base
• Collecte les variables mensuelles de la paie de sa base et les transmet au Responsable RH pour compilation et production de la paie
• Veuille à la signature des bulletins mensuels dans un délai raisonnable.
Reporting et gestion des tableaux de bord RH
• Prépare un rapport RH mensuel comprenant le suivi des absences, le suivi des dates de fins de contrats de travail de tous les salariés, le suivi des congés, le suivi des recrutements, toutes les déclarations administratives et les tâches RH réalisées durant le mois et/ou en cours de réalisation, pour envoi à la Coordination Ressources Humaines ;
Met et maintient à jour la base de données RH avec les informations du personnel.
Formation / Expériences
• Minimum Bac+2 en Gestion (sciences économique, finances, Rh, ou autre).
• Expérience professionnelle en comptabilité, gestion financière, élaboration budgétaire de minimum 3 ans, idéalement acquise dans le milieu humanitaire ;
• Expérience professionnelle en gestion d’équipe et RH ;
• Expérience d’une année minimum dans un poste similaire ;
• Expérience ONG considérée comme un atout ;
• Connaissance des logiciels de gestion financière : SAGA ou autre logiciel de gestion financière.
• Connaissance des procédures bailleurs ECHO, AFD
Compétences
• Bonne connaissance du cadre légal burkinabè (code du travail, fiscalité des salaires, fiscalité des organisations humanitaires) ;
• Connaissance des fondamentaux de gestion collective et individuelle des RH ;
• Bonne connaissance en administration du travail ;
• Bonne connaissance des applications informatiques (Word, Excel, Power Point,Outlook…)
• Capacité de reporting ;
• Excellente capacité de gestion du temps et des priorités ;
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe ;
• Bonne communication, remonté des informations
• Capacité d’assurer une collecte d’information et d’élaborer tout type de document professionnel utile en RH ;
• Maîtrise de la mise en œuvre des procédures internes liées au RH
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
• Anglais/Niveau intermédiaire
• Connaissances des langues locales Mooré, Dioula
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Composition des dossiers de candidature :
• Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de Médecins du monde France au Burkina Faso ;
• Un Curriculum Vitae actualisé et détaillé, avec mention de trois (3) personnes de références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents n’ayant pas de lien de parenté avec le candidat (veuillez inclure leur adresse e-mails professionnels).
• La date de clôture du présent avis de recrutement est fixée au Vendredi 06 Octobre 2023 à 23 heures 59 minutes (GMT).
• IMPORTANT
• La suite du processus de ce recrutement et la sélection du candidat sont dépendantes de l’approbation finale du bailleur.

N.B : Il s’agit d’un recrutement local. Aucun frais n’est donc payé pour la prise de poste.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Date limite de depôt des dossiers 06/10/2023
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat CDD
Autres conditions