Recrutement d'un(e) Assistant(e) Logistique

Recrutement d'un(e) Assistant(e) Logistique
HELVETAS Swiss Intercooperation est une association Suisse active dans la coopération au développement et la réponse humanitaire. Notre vision est celle d’un monde juste, où les êtres humains vivent dans l’autodétermination, dans la dignité et la sécurité, tout en utilisant les ressources naturelles de manière durable et en prenant soin de l’environnement.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Burkina Faso, HELVETAS recherche pour son programme pays, à partir du 25 septembre 2023, un/e candidat/e pour le poste ?suivant : Assistant (e) Logistique basé (e) à Ouagadougou


Assistant(e) Logistique

Date de prise de service souhaitée : 04 janvier 2024

Nature du contrat de travail : Contrat de travail à durée déterminée de douze mois renouvelables.

OBJECTIF PRINCIPAL

L'objectif principal de ce poste est de contribuer à l’atteinte des résultats des projets et programmes de HELVETAS à travers les acquisitions et la mise à disposition des biens et services, ainsi que la gestion de la logistique.

Rôles et responsabilités

Sous la responsabilité du Responsable des services généraux, le/la titulaire du poste devra assurer les responsabilités ci-après?:

A. Assurer la gestion logistique

- Assurer le bon fonctionnement de la flotte véhicules

- Assurer le contrôle de l’échéancier des documents administratifs des véhicules (carte jaune, carte grise, carte d’affiliation CNSS, police d’assurance, visite technique, taxe sur les véhicules à moteur)

- Suivre l’entretien préventif et curatif de l’ensemble des engins

- Etablir un état périodique des consommations de carburant par véhicule

- Assurer un contrôle régulier des carnets de bord des véhicules et surveillance de la consommation de carburant

- Assurer la tenue à jour du registre de patrimoine

- Assurer la codification des immobilisations

- Assurer les inventaires périodiques

- Assurer le suivi de l’utilisation des équipements

- Organiser et gérer les sorties, la distribution et le redéploiement des biens

- Organiser la logistique des réunions, voyages et des hébergements

- Gérer les fournitures du bureau et autres stocks.



B. Appuyer la bonne gestion des acquisitions

- Assurer les démarches douanières pour les achats internationaux

- Appuyer à la préparation et à la mise à jour du PPM

- Tenir à jour la base de données fournisseurs

- Participer au processus de sélection des prestataires

- Appuyer à la préparation des dossiers d’appels à offres

- Assurer la publication des appels à offres

- Préparer les réunions de la commission des marchés internes

- Appuyer à la rédaction des PV de réunion de la commission d’attribution des marchés

- Etablir les bons de commande

- Assurer le classement et archiver les dossiers et documents relatifs à la gestion des marchés

- Participer à la réception des travaux et fourniture de biens et services.

- Veuillez au bon ordre des dossiers de paiement pour validation RSG

- Assurer la supervision de tous les acheminement et livraison de biens et services

- Appuyer à l’exécution des procédures de réclamation

- Etablir les attestations de bonne fin

- Assurer l’établissement de l’état de consommation et la récupération du relevé de consommation de total -Burkina à chaque demande de réapprovisionnement



C. Appuyer à la gestion des contrats

- Assurer l’élaboration des projets de lettres de commande et des contrats de services

- Assurer la mise à jour des contrats cadres

- S’assurer que les contrats sont signés par les parties prenantes et enregistrés par l’administration fiscale le cas échéant

- Assurer l’archivage chronologique des contrats dans le chrono dédié

- Appuyer au suivi des contrats

- Appuyer à l’élaboration du point trimestriel des contrats à l’attention des chefs des projets.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE

Niveau d'études minimum : BAC + 3 en logistique ou gestion

Expérience professionnelle minimale :

· 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la logistique humanitaire, en développement et ou dans un secteur connexe

· Une expérience de travail dans une organisation internationale est un atout.

Compétences & QUALITES requises

Le/la titulaire du poste doit être créatif/ve et tourné/e vers l'avenir et posséder les compétences et qualités suivantes?:

· Bonne connaissance des procédures et règlements applicables aux ONG

· Bonne compréhension du travail des agences de développement et des ONGI au Burkina Faso

· Bonne connaissance des outils logistiques

· Excellente maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit ; une bonne connaissance de l'anglais écrit et oral est un atout

· Excellentes capacités d’organisation, d’initiative, de maitrise de soi et de prise de responsabilité

· Bonne capacité à travailler sous pression

· Bonne gestion du stress pour faire face à des pics d’activité

· Disponibilité, rigueur, probité, discrétion, intégrité.

Composition du dossier de candidature

· Une lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de Helvetas

· Un Curriculum vitae actualisé de trois (03) pages au maximum et contenant les coordonnées e-mails et téléphoniques de trois référents, dont au moins le dernier supérieur hiérarchique et un collègue direct récent

· Les copies des diplômes, certificats de travail et attestations pertinentes.

Procédure du recrutement :

· Présélection sur dossier

· Test écrit et / ou entretien individuel.

· Stations pertinentes.

NB : Seuls (es) les candidats (es) en phase finale de sélection seront invités (es) à compléter leurs dossiers par la fourniture de la copie certifiée conforme de leur diplôme et la totalité de leurs certificats de travail ou de stages d’une durée supérieure à 6 mois.

HELVETAS se réserve le droit de ne donner aucune suite au présent appel à candidature.

Helvetas est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Les candidatures féminines sont donc particulièrement encouragées.