Recrutement de 01 ARCHIVISTE

Poste à pourvoir ARCHIVISTE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme en archivage au minimum ou tout autre diplôme en rapport avec le poste
Expériences
Capacités liées à l'emploi
Termes de Référence
ARCHIVISTE
CONTEXTE
La mission d’Acted au Burkina Faso a débuté en 2019 afin d’apporter un soutien aux populations affectées par la crise sécuritaire et humanitaire, apporter son expertise en matière de réponse rapide et de situations d’urgence, tout en renforçant les capacités de réponse et la coordination entre les acteurs humanitaires et de développement.

Les interventions d’Acted Burkina Faso sont multisectorielles, flexibles et inclusives dont l’objectif est de répondre aux besoins urgents des populations. Dès ses premières interventions, Acted Burkina Faso se concentre sur l’aide humanitaire la plus nécessaire : réponse aux besoins en sécurité alimentaire, en eau, hygiène et assainissement (EHA), en abris et articles ménagers essentiels et enfin en coordination et intégration de la protection. En parallèle, et suite à l’évolution de la crise humanitaire, Acted accompagne le gouvernement sur la gestion des sites d’accueil temporaires et sites informels. L’initiative REACH permet à l’ensemble de la communauté humanitaire de renforcer l’analyse des besoins humanitaires, notamment à travers un projet de suivi de la situation humanitaire dans 4 régions, la mise en place d’une évaluation multisectorielle pays.
DESCRIPTION DE POSTE
L'objectif de ce poste est de contrôler le processus de flux et d’archivage de la documentation au sein du département Transparence et Conformité. Il s’agira notamment de procéder à l’archivage physique et électronique de toute la documentation pertinente à travers la plateforme d’archivage « archive 2.0 » dans le respect des procédures Acted. L’archiviste s’assurera que tous les documents requis pour chacun des départements et des zones/bases sont sauvegardés sous format électronique et papier et qu’ils sont correctement compilés dans les classeurs appropriés avant de les importer de façon mensuelle sur la plateforme « archive 2.0 ». A cet effet, il partagera son temps entre les différents départements selon un calendrier préétabli et pourrait être amené à effectuer des missions sur les zones/bases afin d’appuyer les différents départements dans le système d’archivage. Il/elle peut apporter également apporter un soutien ad-hoc à chaque département de la capitale. Il/Elle sera formé aux procédures Acted et à l’utilisation de la plateforme « archive 2.0 » dès sa prise de fonction.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité et la supervision :
Responsable Transparence & Conformité
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations Internes :
• Finance
• Logistique
• Ressources Humaines/Administration
• Securite
• Développement de Projet
• MEAL
• IMPACT
• Zones/bases
• HQ Compliance
Relations Externes :
- Partenaires nationaux et internationaux
- Auditeurs
ACTIVITES ET RESPONSABILITES
• Réceptionner la documentation des départements, des zones/bases et effectuer un premier contrôle de conformité (identification précise des documents, séquençage des pièces, complétude…) et rapporter toute erreur au Responsable T&C qui fera le retour au département concerné ;
• Communiquer avec les autres départements (finance, logistique, RH, PD et programme) dans le but d’obtenir des documents complémentaires si applicable ;
• Procéder à l’archivage physique et numérique selon la plateforme prévue par Acted de la documentation requise des départements Finance, Logistique, RH, PD, Programme y compris la documentation émanant des zones/bases et des partenaires conformément aux manuels de procédures Acted.
Pour le département finance, les archives physiques et numériques se feront de façon quotidienne et pour les autres départements, selon un calendrier préétabli ;
• Assurer le suivi de la remontée ou du stockage de la documentation de façon ponctuelle selon le calendrier préétabli par les différents départements ;
• Assurer des contrôles réguliers sur la qualité de la documentation : vérifier l’exactitude et la consistance des informations au regard des procédures Acted et rapporter toute erreur au responsable de département concerné ;
• Responsable de la bonne tenue de la salle d’archive (si applicable) et de la tenue des caisses d’archive et mettre à jour sa composition selon les entrées et sorties ;
• Responsable de l’organisation et de l’archivage numérique sur disque dur et sur le serveur en collaboration avec le responsable de chaque département ;
• Soutenir le département Transparence et Conformité (T&C) dans la préparation des audits externes et spotchecks en rassemblant les pièces demandées, scanner les pièces sélectionnées, faire le suivi de l’envoi des originaux en capitale ;
• Réaliser de façon ad hoc toute autre activité demandée par l’un des membres du Département Transparence & Conformité (T&C) ;
• Se conformer au Code de Conduite Acted.
Études/qualification/expérience/compétence
• Diplômé. e Bac + 2 en archivage au minimum ou tout autre diplôme en rapport avec le poste ;
• Rigueur. e , sérieux. se, honnêteté et ponctualité ;
• Être en mesure de travailler en équipe et sous pression ;
• Flexibilité, dynamisme, bon relationnel ;
• Sens de discrétion et de confidentialité vu la sensibilité des documents archivés ;
• Très bonne Capacité de communication ;
• Sens d’équité ;
• Excellentes compétences organisationnelles ;
• Habilité à prendre des initiatives ;
• Volonté d’apprendre de nouvelles compétences ;
• Avoir une expérience professionnelle dans le domaine ;
• Connaissance des systèmes informatiques ;
• Une expérience en ONG/ONGI serait un atout

INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
• Nombre et qualité de documents de la capitale, des zones/bases et des partenaires archivés mensuellement ;
• Les documents sont bien archivés et disponibles ;
• Nombre et qualité des documents importés sur la plateforme « archive 2.0 » mensuellement ;
• Nombre de formations à l’utilisation de la plateforme « archive 2.0 ».
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de dépôt de candidatures:
Jeudi, 02 novembre 2023 à 17H30
Lieu du recrutement:
Ouagadougou
Lieu d’affectation:
Ouagadougou
Durée du contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD) de 06 mois.
Date limite de depôt des dossiers 02/11/2023
Procedure de recrutement Présélection sur dossier,
Test écrit,
Entretien.
Durée du contrat CDD 06 mois
Autres conditions