Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe, PSEG.1

Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe, PSEG.1
Full vacancy title: Assistant(e) d’équipe, PSEG.1
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS5
Position Number: 50001441
Posting Date: 24-juin-2024
Closing Date: 23-juil-2024
LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement?; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la BAD et du FAD. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Bureau du Président (PRST.0)?; le Département de l’évaluation indépendante du développement (BDEV)?; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption?(PIAC)?; l’Unité de la vérification de la conformité et médiation (BCRM)?; le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions?(BSAB)?; le Tribunal administratif (BATR)?; le Bureau de l’Auditeur général?(PAGL)?; la Direction de la gestion du risque du Groupe?(PGRM)?; le Bureau du Conseiller juridique général et des services juridiques (PGCL)?; le Département de la communication et des relations extérieures (PCER)?; le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique (PETH) et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG).

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général de la Banque facilite la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend : le Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui, outre ses propres attributions, est chargé d’assurer la gestion des documents et des archives ainsi que des conférences et réunions?; la division Affaires et travaux du Conseil (PSEG.l)?; et la division Protocole, privilèges et immunités (PSEG.2).

Les principales fonctions de la Division des affaires et travaux du Conseil (PSEG.1), qui sera supervisée par le Directeur des affaires du Conseil, sont les suivantes : préparer les programmes de travail, l’ordre du jour et le calendrier des réunions des conseils d’administration et des comités des Conseils?; organiser les réunions des Conseils et de leurs comités et leur fournir des services de secrétariat?; fournir des services de secrétariat aux Conseils des gouverneurs et à leurs organes subsidiaires, et gérer les relations entre ces Conseils et la haute Direction?; assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions des Conseils par les unités organisationnelles concernées?; fournir des services administratifs et de soutien aux membres du personnel élu, et leur apporte son soutien en matière de recrutement pour leurs bureaux?; et préserver et sauvegarder la mémoire institutionnelle de la Banque.

LE POSTE :

L’assistant(e) d’équipe travaillera en étroite collaboration avec le Directeur et l’équipe en leur apportant son soutien au plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Directeur et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et du secrétariat.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) d’équipe devra assumer les responsabilités suivantes :

1) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

Entreprendre des tâches et des opérations transactionnelles qui contribuent au bon déroulement du travail du Chef de division et de l’équipe.
Apporter son soutien à la gestion des correspondances et des processus administratifs de routine et en assurer le suivi.
Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef de division/d’équipe pour autorisation, approbation ou signature.
Examiner et établir l’ordre de priorité des correspondances importantes et des tâches à exécuter.
Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.
2) COMMUNICATION ET LIAISON

Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de la division concernés ou les parties devant agir, le cas échéant.
Faciliter l’organisation des réunions, notamment en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu.
Apporter son appui au Directeur/à l’équipe en ce qui concerne les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées.
Organiser des réunions pour le Directeur/l’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine.
Fixer l’heure et le lieu des réunions et fournir l’appui requis pour leur succès.
3) TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins de la Division/de l’équipe.
Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur/Chef d’équipe et les autres membres du personnel doivent participer?; cela comprend également toutes les visites externes au Département.
Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec la Division/l’équipe.
4) ADMINISTRATION DU BUREAU

Organiser les voyages du Chef de Division/l’équipe, notamment en ce qui concerne les billets, les réservations d’hôtel, etc.
Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu.
Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin.
Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Directeur/Chef d’équipe.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

Être titulaire d’au moins une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe.
Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.
Pouvoir travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
Être en mesure de traiter, de manière rapide et efficace, les demandes internes et externes.
Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
Maîtriser les outils couramment utilisés à la Banque (ordinateur, scanner, photocopieur, etc.).
Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
Pouvoir exécuter plusieurs tâches à la fois?; avoir d’excellentes capacités de résolution de problèmes et le souci du détail.
Être capable de communiquer efficacement?; démontrer un excellent sens du service à la clientèle et avoir un bon esprit d’équipe et le sens des relations.
Être capable de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses et, partant, de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer la performance et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
Maîtriser les logiciels couramment utilisés à la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP serait un atout supplémentaire.


LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.

SEULS LES CANDIDATS AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET DE TRAVAILLER EN CÔTE D’IVOIRE SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE N’APPUIE PAS LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL OU DE RELOCALISATION.