PROCUREMENT OFFICER/ CHARGE DES ACHATS (H/F)

Poste à pourvoir PROCUREMENT OFFICER/ CHARGE DES ACHATS (H/F)
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)
Structure Bénéficiaire INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme en logistique ou en gestion des approvisionnement
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
Offre d’Emploi

Titre : PROCUREMENT OFFICER/ CHARGE DES ACHATS (H/F)
Durée de Contrat : Dix (10) mois – avec possibilité de Renouvèlement
Lieu de travail : Ouagadougou
Nombre de poste : Un (1)
Date de début : Immédiate

CONTEXTE ET BREVE HISTORIQUE DE l’IRC
L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins et une aide vitale aux réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Présent aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l'espoir de millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. IRC aide, rétabli la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes.
Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l'IRC a étendu ses interventions dans les secteurs tel que la protection, la santé et le relèvement économique. Les activités de l’IRC ont déjà touché les régions du Sahel, du Nord, de la Boucle du Mouhoun, du Centre Nord, du Centre, des hauts bassins et cascades et récemment, la région de l’Est.
L'IRC dispose actuellement des bases dans la région du Sahel, du Nord et de l’Est en plus du bureau principal basé à Ouagadougou. Dans le cadre de l’expansion de ses activités, IRC-BF recrute un/e Procurement Officer / Chargé des achats pour sa base de Ouagadougou.

OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
Sous la supervision du Manager Supply Chain, l’officier procurement est chargé d’appuyer, de faciliter et de conduire les processus d’achats conformément au manuel de procédure d’achat et au SOP de IRC. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l'administration, les finances et la logistique pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes. Il/elle veille au respect des règles des bailleurs et de la législation pendant tout le processus d’achat. Veiller à ce que les activités de passation de marché se fasse en conformité avec les politiques de l`IRC et celles des bailleurs de fonds. Il/elle assure l’intérim du supply chain manager pendant l’absence de celui-ci.

APERCU DU DEPARTEMENT
Le Département supply chain s'est engagé à mettre en œuvre et à maintenir les normes et principes élevés d'efficacité, d’équité, de transparence et d'intégrité dans l'achat de biens et services et la gestion des bien et équipement. L’objectif primordial de toutes les activités de la chaine d’approvisionnement de IRC est de conduire des processus équitables et transparents en vue de la fourniture rapide et efficace des biens et services aux clients de IRC et ce, conformément aux politiques et procédures internes de IRC.

RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
APPUI AUX PROGRAMMES
o Coordonner les activités d'approvisionnement de IRC
o S'assurer que le service des achats soutient les programmes de manière efficace et efficient
o Aider le personnel du programme aux réunions régulières de planification des achats au besoin
o Superviser la collecte des devis et des offres auprès des prestataires de service et ou fournisseurs conformément aux procédures de IRC.
o Faire un suivi efficace des contrats de service, Bons de commande et contrats avec les entreprises en cours
o Interagir avec les entreprises, en coordination avec les responsables des programmes et de la logistique.
o Supporter les programmes à la bonne préparation des dossiers de paiements des fournisseurs et ou prestataires de service –Faire le suivi de paiement des fournisseurs et prestataires de service
o L’Officier des chats se conduira de façon professionnelle et fera preuve d’un comportement d’éthique exemplaire
o Comprendre les politiques et procédures d'approvisionnement de IRC. Participe à la formation du personnel sur ces politiques d’achat

GESTION DES ACHATS
o Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l'état d’avancement des achats
o Veiller à ce que les activités d’achat de IRC soient effectués dans le strict respect de la politique des achats de IRC, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat
o Vérifier la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter)
o Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services
o Procéder aux évaluations de performances des prestataires de service et fournisseurs et faciliter le processus de préparation des avenants aux contrats.
o S'assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de IRC
o Coordonner avec le département des finances pour s'assurer que les paiements des fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de IRC
o Faire régulièrement les études de marches et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés.
o Faciliter le traitement des demandes d’achat et de service des programmes/opérations relevant du seuil attribué.
o Faciliter la préparation des contrats de prestation de service.
o Servir d’interface entre le département chaine d’approvisionnement et la finance.
o Fournir toutes informations utiles aux demandeurs sur l’état d’évolution des réquisitions en cours de traitement.
o Suivre l’approbation et la signature des différente pièces des dossiers d’achat.
o Suivre l’ensemble des engagements sous formes de bons de commandes et informer le superviseur des difficultés rencontrées dans l’exécution.
o Informer les demandeurs et faciliter la réception des biens/services.
o Faire un suivi rigoureux de toutes les livraisons
o S’assurer que tous les dossiers d’achat des assets et les dossiers de passation des marchés soient archivés de manière ordonnée et facilement retrouvable
o Aider à identifier tous les achats qui nécessitent un contrat cadre

GESTION DES EQUIPES
o Participer à l’élaboration des plans d’actions individuels du procurement assistant
o Réaliser l’évaluation du personnel sous sa supervision et identifier les besoins de formation ;
o Participer au recrutement du personnel supervise

SUPERVISION ET COLLABORATION
o Responsabilité de Supervision : Ce poste supervise le procurement assistant
o Rapporte directement au : supply chain manager
o Collabore avec : tout le reste de l’équipe des achats et l’équipe logistique et les responsables des programmes.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
o Ce poste est basé à Ouaga avec des déplacements fréquents dans les autres zones d’intervention de IRC,
o Niveau de sécurité : Vert, Tout le personnel d'IRC Burkina Faso doit se conformer aux règles et politiques en vigueur en matière de sécurité.

QUALIFICATIONS REQUISES/PROFIL RECHERCHE
o Être détenteur au moins d’un diplôme minimum Bac+3ans en logistique ou en gestion des approvisionnement/ passation de marche
o Avoir au moins 3 ans d’expérience de travail avec une organisation internationale à un poste similaire.
o Avoir des bonnes connaissances en procédures de gestion des achats en particulier dans les ONG Internationales.
o Avoir des aptitudes à communiquer aisément en Français. La connaissance de l’anglais serait un atout.
o Avoir une grande autonomie, une bonne capacité d’organisation et un bon esprit de travail en équipe.
o Solides compétences organisationnelles ; aptitude à interagir efficacement avec le personnel international et national.
o Une capacité démontrée à exécuter plusieurs tâches et à transformer l'information en action afin de ne pas retarder les activités du programme.
o Une compréhension claire de l'éthique des achats et de la conformité des donateurs est essentielle.
FACTEURS DE SUCCES
Le /la procurement officer est consciencieux et possède un excellent sens du jugement. Il / elle a la capacité de travailler simultanément sur plusieurs tâches et une volonté et une capacité de travailler efficacement avec une grande variété de personnes. Il/elle a la capacité de travailler en équipe et ce avec le personnel des projets/programmes
EXIGENCES RELATIVES A L'ORDINATEUR :
Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Respect du Code de conduite de l’IRC (IRC Way)
L’IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’égalité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Présentation du dossier
• Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste ;
• Résumé (CV) à jour ;
• Les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles ;
Dépôt des Candidatures

Date limite de depôt des dossiers 13/03/2023
Procedure de recrutement N.B : Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus, et les documents suivants seront demandés avant toute offre de poste : Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
Durée du contrat CDD 10 mois renouvelables