Recrutement de 01 ASSISTANT (E) SUIVI DES PARTENAIRES ET AUDIT

Poste à pourvoir ASSISTANT (E) SUIVI DES PARTENAIRES ET AUDIT
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Nonprecise
Option du diplôme en finance, comptabilité, gestion de projets, ou tout autre diplôme connexe
Expériences
Capacités liées à l'emploi
Termes de Référence
ASSISTANT (E) SUIVI DES PARTENAIRES ET AUDIT

DESCRIPTION DE POSTE
L'objectif de ce poste est d’appuyer le Département Transparence et Conformité dans l’ensemble de ses activités, et notamment aider à assurer le suivi des partenaires de mise en œuvre. Le titulaire de ce poste doit être en mesure d’assurer des formations aux partenaires sur les politiques et procédures d’ACTED, et de contrôler le processus de flux et d’achivage de toute la documentation pertinente dans le respect des procédures ACTED, assurer l’application conforme des politiques et procédures d’ACTED et aux obligations des bailleurs de fonds, aux obligations légales pour appuyer les partenaires de mise en œuvre en documentant les revues financières des projets mis en œuvre par les partenaires d’ACTED.
RELATIONS HIERARCHIQUES
- Stagiaire en suivi de partenariats s’il y a
Sous l’autorité et la supervision de :
Responsable Transparence & Conformité
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations Internes :
• Finance
• Logistique
• Ressources Humaines
• Développement de Projet
• AME
• REACH
• Coordinations de zones
• Responsables de bases
• Chefs de projets
Relations Externes : - Partenaires nationaux et internationaux ;
- Bailleurs ;
- Auditeurs externes ;
ACTIVITES ET RESPONSABILITES
Sous la supervision du responsable, l’assistant(e) suivi des partenaires devra apporter son appui à la réalisation des tâches suivantes :
• Participer aux évaluations préalables (due diligence) et le GOCA (Evaluation des Capacités des Organisations Locales) des partenaires dans le cadre d’un possible partenariat ;
• Analyser les points de faiblesse des partenaires dans la gestion administrative, technique et financière des accords et préparer des sessions de formation qui permettront d’améliorer leurs compétences ;
• Recommander à son supérieur hiérarchique et aux partenaires, après identification et analyse des besoins, toute nécessité de formation jugée pertinente qui nécessite la mobilité d’une expertise externe ;
• S’assurer que les rapports de partenaires sont transmis à ACTED de façon qualitative et dans les délais selon les exigences de l’accord de subvention ;
• S’assurer que les transactions financières pour les comptes assignés aux projets/partenaires correspondent aux transactions rapportées par le bailleur et validé par ACTED ;
• Aider aux contrôles comptables pour garantir l’enregistrement et la gestion exacts, complets et ponctuelles des transactions financières de ACTED, aux principes comptables généralement acceptés, aux règles des bailleurs de fonds et aux obligations légales ;
• Aider à examiner et valider la documentation justificative avant de traiter les transactions financières pour s’assurer que tous les documents demandés sont exactes complets et que les autorisations ont été obtenues ;
• Aider à examiner et analyser divers comptes pour détecter les irrégularités et fournir des recommandations suivant les besoins des partenaires ;
• Aider à estimer, évaluer et suivre les processus de gestion financières des partenaires conformément à la politique et renforcer les capacités financières des partenaires en comptabilité et transactions financières ;
• Maintenir une communication et un suivi approprié avec les partenaires pour faciliter la ponctualité de la gestion des ressources financières et le respect des dates limites fixées sur les aspects liés à la liquidation des avances des partenaires ;
• Aider à préparer les rapports périodiques et spéciaux pour aider le personnel des partenaires à prendre des décisions ;
• Fournir des informations au personnel sur les politiques de comptabilité financière et les questions de conformité
procédurales et aider à mener des formations et autres activités de renforcement de capacité ;
• Appuyer les audits et la coordination des plans d’actions pour clôturer les conclusions d’audit ;
• Aider aux renforcements des systèmes et processus de contrôle interne des partenaires ;
• Suivre le processus de conformité en assurant la remontée de la documentation depuis les bureaux des partenaires au bureau de coordination capitale ACTED ;
• Assurer des contrôles réguliers sur la qualité de la documentation : vérifier l’exactitude et la consistance des informations des documents au regard des procédures ACTED et rapporter toute erreur au Responsable Transparence & Conformité et au département concerné ;
• Participation à la mise en œuvre des guides standards ACTED et du système FLATS dans le pays ;
• Participation à la préparation, à la réalisation et le suivi des audits externes et internes ;
• Contribuer à la mise en œuvre du plan d’audit interne national validé ;
• Participer à la gestion du processus de conformité FLAT ;
• Communiquer avec les autres départements (Finance, Logistique, RH, PD, AME) dans le but d’obtenir les documents requis ;
• Réaliser de façon ad hoc toute autre activité demandée par l’un des membres du Département Transparence & Conformité ;
• Se conformer au Code de Conduite ACTED.
Études/qualification/expérience
• Diplômé d’études supérieures en finance, comptabilité, gestion de projets, ou tout autre diplôme connexe ;
• Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité
• Etre en mesure de travailler en équipe et sous pression
• Flexibilité, dynamisme, bon relationnel
• Sens d’équité et de confidentialité
• Sens de l’analyse et capacité à proposer des solutions aux problèmes rencontrés
• Capacités de communication et de reporting
• Excellentes compétences organisationnelles
• Habilité à prendre des initiatives
• Volonté d’apprendre de nouvelles compétences
• Avoir une expérience de travail d’au moins deux ans dans des projets et/ou institutions internationales
INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
• Nombre de documentation/dépenses des partenaires revues mensuellement ;
• % de plan d’action mis en œuvre avec les départements concernés ;
• % de rapports financiers et narratifs revus ;
• % de Due diligence effectuées ;
• Nombre de visites effectuées chez les partenaires ;
• Communication claire et précise au sein du département et avec les autres départements : revue des emails, présentation orale mensuelle des projets, comportement et interactions avec les autres. La communication doit être claire, structurée, et dans un français correct (grammaire et syntaxe).
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Procédures pour postuler
Date limite de dépôt de candidatures
Lundi 13 mars 2023 à 17H30

Lieu du recrutement
Ouagadougou
Lieu d’affectation
Ouagadougou
Durée du contrat
Contrat à durée déterminée (CDD) de 06 mois
Date limite de depôt des dossiers 13/03/2023
Procedure de recrutement Présélection sur dossier,
Test écrit,
Entretien
Durée du contrat CDD 06 mois